One Size Does Not Fit All

Equal versus Equitable in CA assessment share allocation:

Sharing this presentation (with permission) from the Chair of the OM Board to the Columbia Association. I'll write more about this tomorrow. --jam

September  28,  2017
TO:        CA  Board  Meeting

FROM:  Jonathan  Edelson,  Chairman,  Oakland  Mills  Board  of  Directors 
Subject:  Proposed  Assessment  Share  Formula,  Resident  Speak-Out  Remarks 

Good  Evening.  My  name  is  Jonathan  Edelson  and  I  am  the  Chairman  of  the Oakland  Mill Community  Association.  I  am  here  to  talk  to  you  about  the  proposed changes  to  the  assessment   share  formula.  The  Oakland  Mills  Board  sent  comments back  to  the  assessment  share committee,  and  I  understand  these  comments  have also  been  shared  with  you,  but  I  must underscore  the  dire  financial  circumstances Oakland  Mills  would  face  should  we  lose  nearly $57,000  in  assessment  share.  This represents  almost  a  10  percent  cut  to  our  total  budget  and  a 15  percent  cut  to  the current  assessment  share  we  receive.  It  is  by  far  the  largest  cut  among  all of Columbia’s  villages.

 First  and  foremost,  the  cuts  to  our  budget  required  to  absorb  this  loss,  even  if implemented over  a  three  fiscal  year  period,  would  leave  us  unable  to  fulfill  our mission  to  serve  the residents  of  Oakland  Mills.  We  must  remember  that  we  are incorporated  to  operate,“...exclusively  for  the  promotion  of  the  health,  safety, common  good  and  social  welfare  of  the owners  of  property  in,  and  residents  of  the community  of  Columbia...”  (Oakland  Mills Community  Association,  Inc.  Articles of  Incorporation,  pg.  1)

 As  you  may  know,  Oakland  Mills  has  the  lowest  median  income  of  any  Columbia Village  and is  the  home  of  one  fully  subsidized  apartment  complex  and  one partially  subsidized  apartment complex  owned  by  the  Howard  County  Housing Commission.  We  are  also  home  to  the  high school,  middle  school,  and  elementary school  with  the  highest  rates  of  children  receiving  free and  reduced  meal  services in  Howard  County.  A  cut  of  this  magnitude  will  affect  everyone  in Oakland  Mills, but  it  could  most  acutely  affect  those  in  most  need  in  our  community.

For  example:

 Our  schools,  PTAs,  boosters,  and  other  local  community  nonprofits  rely  on  our modest donation  budget  to  fund  important  programs  and  activities.  With  our  recent support,  every  child   at  Stevens  Forest  Elementary,  where  2/3  of  the  children receive  food  assistance,  brings  home  a book  from  the  book  fair;  the  new  Pre-K  at Talbott  Springs  Elementary,  where  half  of  students receive  food   assistance,  got iPads  for  use  in  the  classroom;  the  PTSA  at  Oakland  Mills  Middle brought  an author  to  school  to  work  with  students  on  writing;  the  then  brand  new  Oakland Mills  High  Robotics  Club  entered  and  won  a  competition;  the  Oakland  Mills  Fine Arts Boosters  bought  instruments  for  children  who  could  not  otherwise  afford them,  and  the  Forest Ridge  Community  Center  kept  its  doors  open  to  our  neediest children  when  its  county  fundingwas  cut.  These  organizations  do  not  have  the fundraising  base  that  similar  organizations  in other  parts  of  the  county  have,  and our  modest  donation  can  mean  the  difference  between serving  a  need  or  letting  the inequality  continue  to  grow.

We  watch  expenses  very  carefully  for  our  special  events  to  ensure  they  can  be offered  at  no cost  so  any  of  our  residents  can  attend.  These  include  not  only  social events,  but  important informational  events  like  housing  rehabilitation  panels, Board  of  Education  candidate  forums, and  health  and  safety  sessions  with  local authorities.  The  staff  and  hours  of  operation  cuts  we may  have  to  make  would  lead to  both  a  reduction  in  the  number  of  special  events  we  can  host and  the  need  to charge  admission  fees  to  events  that  were  once  free  to  our  residents.  We  will also very  likely  need  to  stop  advertising  and  printed  newsletters.  Without  advertising, we  could face  additional  loss  of  revenue  through  reduced  rentals  of  The  Other Barn,  as  almost  all  of  our rental  business  comes  to  us  through  advertising. Additionally,  many  of  our  residents  still  rely on  printed  media  for  information  due to  both  preference  and,  more  importantly,  lack  of  access to  social  and  electronic media,  and  they  would  miss  out  on  important  events  and  other information.

 Our  thoughts  on  the  assessment  formula  itself  are  covered  in  our  first  response  to the  proposal,   but  they  are  worth  repeating  again.  The  formula  developed  by  the assessment  share  group, which  I  know  put  in  a  lot  of  time  and  effort,  makes everything  equal  based  upon  arithmetic formulas,  but  it  is  not  equitable.

For  example:

 Our  main  rental  facility,  The  Other  Barn,  is  a  unique  and  iconic  structure  in Columbia. Unfortunately,  it  is  also  a  difficult  structure  to  manage  and  maintain. While  the  formulaincludes  a  flat  rate  per  square  foot  of  space  across  all   facilities in  all  villages,  it  fails  to  consider   the  unique  features  and  limitations  of  the facilities.

 When  The  Loft  in  the  Other  Barn  is  in  use,  we  cannot  rent  the  rooms  on  the  bottom floor.  If  we   did,  we  would  have  people  walking  through  each  other’s  events  to access  the  ADA  entranceand  use  the  restroom  facilities.  So,  our  reality  is  that  we have  limited  opportunity  to  bring  inrevenue  from  all  of  the  square  footage available  for  rental  at  The  Other  Barn.  The  formula  does   not  recognize  this.

 As  an  older  facility  with  unique  architecture,  The  Other  Barn  also  presents  expense challenges.   While  we  recognize  and  appreciate  that  CA  covers  capital  expenditures over  $1,000,  many individual  maintenance  expenses  in  our  facilities  fall  below  this level  on  a  per-case  basis,  but they  add  up  quickly  over  the  course  of  the  year.  We pay  for  numerous  service  calls  on  our dumbwaiter  because  our  main  rental  space  is upstairs,  but  our  kitchen  is  downstairs.  The aforementioned  elevator  has  broken many  times  before  the  last  incident  that  led  to  its replacement.  It  takes  two  CA workers  to  change  a  light  bulb  in  The  Loft  at  a  cost  of  about  $150   per  incident. These  are  just  a  few  examples  to  illustrate  why  a  one  size  fits  all  formula  does  not work  when  the  villages  it  is  being  applied  to  are  not  starting  out  on  equal  footing.

 Similarly,  our  housing  stock  is  older  than  most  of  the  rest  of  Columbia.  Other villages  have benefited  from  lessons  learned  in  pioneer  villages  like  Oakland  Mills and  Wilde  Lake.  Oakland   Mills  is  about  to  celebrate  a  milestone  –  its  50 th birthday –  but  that  is  also  a  reminder  that  our homes,  apartment  buildings,  and  commercial buildings  are  aging,  and  some  were  built  using practices  and  materials  that  were not  used  in  newer  villages.  We  would  like  to  do  property standards  evaluation,  but such  a  cut  would  make  this  impossible.  We  already  have  a  backlog  of covenant cases,  and  reducing  our  covenant  advisors’  hours  would  only  make  this  worse. Even things  like  trees  are  presenting  an  issue  –  we  have  large  numbers  of applications  from  residents to  take  down  trees  that  are  reaching  the  end  of  their lives.  Our  covenants  require  that  an  advisor   visit  each  site  to  start  the  process  of taking  down  dead  and  ailing  trees.  These  are  challenges that  I’m  sure  some  other villages  face,  but  some  do  not  or  face  them  to  a  lesser  degree  because of differences  in  covenants  or  just  being  newer  than  we  are,  yet  the  formula  for  all villages  is 
the  same.

 In  conclusion,  I  hope  the  CA  Board  will  consider  that  equal  and  equitable  have different meanings.  Equal  means  the  same,  while  equitable  means  fair .  The assessment  share formula  proposed  is  equal.  Unfortunately,  the  villages  it  may be  applied  to  are  not  equal, and  that  will  lead  to  an  outcome  that  is  not equitable.  We  all  sign  fiduciary  responsibility agreements;  I  signed  for  OMCA  and you  signed  for  CA.  Because  of  the  way  our  finances  are intertwined,  I  implore  you to  consider  your  fiduciary  responsibility  to  Columbia’s  villages. Oakland  Mills understands  and  accepts  that  things  will  change  under  any  new  assessment  share formula;  however,  unless  this  formula  is  adjusted  to  account  for  differences  in  our villages, and,  our  assessment  share  decrease  is  capped,  our  mission  and  financial stability  are  in  serious jeopardy.